روش های جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ارسالی

یکی از مشکلاتی که بسیاری از افراد در ارسال ایمیل گروهی یا همان ایمیل مارکتینگ با آن روبرو می شوند، قرار گرفتن ایمیل ها در پوشه اسپم می باشد. از آنجا که برای تهیه و ارسال ایمیل گروهی زمان و هزینه بسیاری صرف می شود، قرار گرفتن ایمیل ها در صندوق اسپم باعث هدر رفتن انرژی و هزینه شما می شود. چرا که درصد زیادی از  کاربران از صندوق اسپم خود بازدید نمی کنند و با دیدن پیام اسپم شده حس ناخوشایندی از منبع ارسالی آن دریافت می کنند. پیاده سازی روش های جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ارسالی، باعث جلوگیری از این موارد می شود.

عوامل بسیاری باعث قرار گرفتن ایمیل های ارسالی در پوشه اسپم می شود. برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ها و مشاهده آنها توسط کاربران خود، بایستی با دلایل اسپم شدن ایمیل ها آشنا شوید و از بروز آن جلوگیری کنید.

در این مطلب قصد داریم به شما بگوییم چه عواملی باعث قرار گرفتن ایمیل های ارسالی در پوشه اسپم می شود؟ چطور می توان از اسپم شدن ایمیل ها جلوگیری کرد؟ بنابراین برای دانستن روش های جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ارسالی، در ادامه این مطلب با ما همراه باشید.

دلایل قرار گرفتن ایمیل ها در پوشه اسپم

آشنایی با دلایل اسپم شدن ایمیل ها اولین گام برای جلوگیری از این اتفاق است. پوشه اسپم در ایمیل برای قرار گرفتن ایمیل های هرزنامه ها و مشکوک به سوءاستفاده از کاربران در نظر گرفته شده است. سرویس های ایمیل با در نظر گرفتن یک سری فیلتر ها تعیین می کنند که چه ایمیل هایی باید در پوشه اسپم قرار گیرند. در صورتی که ایمیل های شما در پوشه اسپم کاربران قرار گیرد، نرخ تبدیل کمتری خواهید داشت. درواقع بسیاری از کاربران ایمیل های شما را نمیبینند و تعداد کمتری از مشتریان تان را به مشتری بالفعل تبدیل می کنید. در مقاله “نرخ تبدیل ایمیل چیست؟ روش های افزایش نرخ تبدیل ایمیل” به طور کامل در این باره صحبت کرده ایم.

برخی دلایل مهم برای قرار گرفتن ایمیل در پوشه اسپم وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از:

• عدم وجود آدرس فیزیکی
• اطلاعات نادرست فرستنده ایمیل
• ارسال ایمیل بدون مجوز
• استفاده از کلمات اسپم
• محتوای ضعیف ایمیل
• به کار بردن تصاویر بزرگ و محتوای کم
• به کار بردن پیوست های سنگین
• عدم امکان لغو اشتراک توسط کابران
• غلط های املایی و گرامری در متن ایمیل
• ارسال ایمیل به آدرس های غیر فعال

موارد گفته شده تنها برخی از دلایل اسپم شدن ایمیل ها می باشد. در ادامه شما را با راهکارهایی در خصوص جلوگیری از اسپم شدن ایمیل آشنا می کنیم.

چگونه از اسپم شدن ایمیل ها جلوگیری کنیم؟

با مطالعه مواردی که در ادامه می گوییم، از قرار گرفتن ایمیل های خود در پوشه هرزنامه جلوگیری کنید تا وقت و هزینه هایتان به هدر نرود.

به طور کلی رفتارهایی که باعث اسپم شدن ایمیل های ما می شود عبارتند از:

1- استفاده از کلمات علامت های تعجب برانگیز

یکی از مواردی که باعث می شود تا ایمیل شما در صندوق هرزنامه قرار گیرد، استفاده از عبارت هایی همچون رایگان بودن به همراه علامت تعجب (!) زیاد در متن می باشد. معمولا از این عبارت ها در متن های تبلیغاتی و گاهی کلاهبرداری استفاده می شود. 

2- عدم وجود لینک لغو اشتراک

یکی دیگر از دلایلی که باعث می شود تا ایمیل های شما اسپم محسوب شوند، عدم وجود لینک لغو اشتراک در آنها می باشد. بسیاری از کاربران نمی خواهند ایمیل های شما را در دفعات بعدی دریافت کنند، بنابراین احترام به حقوق کاربران و قرار دادن لینک یا دکمه لغو اشتراک در فوتر ایمیل، باعث می شود تا ایمیل هایتان اسپم محسوب نشوند.

3- فعالیت های فیشینگ

سرویس های ایمیل به راحتی می توانند توسط فیلترهایی که در نظر گرفته اند، فعالیت های مربوط به فیشینگ را شناسایی کرده و آنها را در پوشه اسپم قرار دهند. در فعالیت های فیشینگ شرکت های کلاهبردار با نام شرکت های معتبر، سعی می کنند اطلاعت محرنامه کاربران را دریافت و سو استفاده کنند.

4- استفاده از تصاویر زیاد

بسیاری از افراد در ایمیل مارکتینگ از تصاویر و بنرهای گرافیکی به منظور جلب نظر مخاطب استفاده می کنند. گاهی اوقات استفاده بیش از حد از تصاویر نه تنها نتیجه خوبی ندارد، بلکه باعث اسپم شدن ایمیل می شود. دلیل اسپم شدن ایمیل های حاوی تصویر زیاد این است که بسیاری از افراد توسط تصاویر از کلمات هرزنامه در تصاویر استفاده می کنند تا توسط فیلترها قابل شناسایی نباشد.

5- استفاده از پیوست های زیاد و غیر ضروری

هنگام ارسال ایمیل گروهی به این نکته توجه داشته باشید که از ارسال پیوست های غیر ضروری به همراه ایمیل خود داری کنید. چرا که کلاهبرداران با استفاده از پیوست ها می توانند جاسوس و بدافزار به سیستم گیرنده منتقل کنند. بنابراین ایمیل هایی که حاوی پیوست های زیادی است، می تواند به عنوان اسپم شناخته شود.

6- قرار گرفتن آدرس ایمیل شما در فهرست سفید کاربران 

از نظر سرویس های ایمیل، ایمیل هایی که از طرف مخاطبین خود دریافت می کنید هرزنامه نیستند و در صندوق ورودی پیام هایتان قرار می گیرد. برای اطمینان از قرار نگرفتن پیام ها در پوشه اسپم می توانید از کاربران خود بخواهید تا شما را به مخاطبین خود اضافه کنند. برای این کار می توانید آموزش های لازم در رابطه با افزودن ایمیل شما به عنوان مخاطب را در ایمیل خوشامد گویی ارسال کنید و از کاربران بخواهید برای دریافت ایمیل هایتان این کار را انجام دهند.

7- بررسی متن ایمیل از نظر املا و نگارش

یکی دیگر از مواردی که از قرار گرفتن ایمیل های شما در پوشه اسپم جلوگیری می کند، بررسی متن ایمیل از نظر املا و نگارش می باشد. وجود غلط های املایی و نگارشی در متن ایمیل یکی از فیلترهای هرزنامه است که پیام شما را در پوشه اسپم قرار می دهد.

8- استفاده از ابزارهای بررسی هرزنامه

یکی دیگر از مواردی که باعث جلوگیری از اسپم شدن در ایمیل مارکتینگ می شود، استفاده از ابزارهای بررسی هرزنامه می باشد. توسط این ابزارهای آنلاین می توانید مشکلات ایمیل خود را پیدا کرده و پیش از ارسال آن ها را رفع کنید.

9- حذف ایمیل های غیرفعال

ایمیل مارکتینگ برای آدرس ایمیل هایی که مدت زیادی است فعالیتی ندارند، باعث می شود تا ایمیل هایتان در پوشه هرزنامه قرار گیرد. بنابراین لازم است به صورت دوره ای لیست ایمیل های خود را وریفای نمایید و مطمئن شوید، بانک ایمیلی که قصد ایمیل مارکتینگ برای آنها را دارید فعال هستند. خرید بانک ایمیل های جدید و بروز احتمال ارسال ایمیل به ایمیل های غیرفعال را کمتر می کند و در زمان و هزینه هایتان نیز صرفه جویی خواهید کرد.

10- ارسال ایمیل به طور منظم

ارسال ایمیل در دوره های طولانی باعث می شود کاربران فراموش کنند شما چه کسی هستید و یا حتی ایمیل شما را به پوشه اسپم ها منتقل کنند. برای جلوگیری از این اتفاق می توانید در دوره های منظم با مشتریان خود در ارتباط باشید و برای آنها ایمیل های ارزشمند ارسال کنید. اینگونه در ذهن کاربران نیز ماندگار خواهید شد. 

11- استفاده از هاست ایمیل مطمئن

انتخاب یک هاست ایمیل مطمئن و معتبر از اسپم شدن ایمیل های شما جلوگیری می کند. در صورتی که هاست مناسبی انتخاب نکرده باشید، سرویس دهندگان ایمیل هاست ایمیل شما را اسپم شناسایی می کنند و در نتیجه ایمیل های شما نیز اسپم شناخته می شود.

12- استفاده از SMTP

پروتکل SMTP مخفف «Simple Mail Transfer Protocol» است که به معنای پروتکل انتقال نامه ساده می باشد. این پروتکل ایمیل های شما را بین سرویسهای ایمیل جا به جا می کند. هنگام جابجایی نامه ها سختگیری هایی نسبت به ارسال ایمیل های اسپم دارد. به همین خاطر افرادی که از این پروتکل برای ارسال ایمیل استفاده می کنند، اعتبار دامنه خود را افزایش می دهند و پیام ها وارد پوشه اسپم نمی شود.

نکات حرفه‌ای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل

اگرچه رعایت اصول اولیه در ایمیل مارکتینگ اهمیت زیادی دارد، اما برای اینکه ایمیل‌های شما به‌طور مداوم وارد Inbox کاربران شوند و از فیلترهای اسپم عبور کنند، باید از تکنیک‌های حرفه‌ای‌تر نیز استفاده کنید. در ادامه با مهم‌ترین نکات تخصصی برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل آشنا می‌شوید:

1.Warm-up دامنه ایمیل (افزایش تدریجی اعتبار دامنه)

یکی از مهم‌ترین دلایل اسپم شدن ایمیل‌ها، ارسال ناگهانی تعداد زیادی ایمیل از یک دامنه جدید است. سرویس‌های ایمیل مانند Gmail و Outlook نسبت به رفتارهای غیرطبیعی حساس هستند و اگر یک دامنه بدون سابقه، حجم زیادی ایمیل ارسال کند، آن را به‌عنوان فعالیت مشکوک شناسایی می‌کنند.

برای جلوگیری از این مشکل، باید فرآیند Warm-up دامنه ایمیل را انجام دهید. در این روش، ارسال ایمیل را از تعداد کم شروع کرده و به‌مرور زمان افزایش می‌دهید. این کار باعث می‌شود اعتبار دامنه شما به‌تدریج افزایش پیدا کند و احتمال اسپم شدن ایمیل‌ها کاهش یابد.

2. بررسی Spam Score قبل از ارسال ایمیل

قبل از ارسال هر کمپین ایمیلی، بهتر است محتوای ایمیل خود را از نظر احتمال اسپم شدن بررسی کنید. ابزارهای تخصصی مانند Mail Tester یا GlockApps این امکان را فراهم می‌کنند که ایمیل خود را از نظر فاکتورهای مختلف مانند ساختار محتوا، لینک‌ها و تنظیمات فنی تحلیل کنید.

با بررسی Spam Score ایمیل می‌توانید مشکلات احتمالی را قبل از ارسال شناسایی و اصلاح کنید. این کار تأثیر مستقیمی بر افزایش نرخ تحویل (Delivery Rate) و جلوگیری از ورود ایمیل به پوشه هرزنامه دارد.

3. افزایش نرخ تعامل کاربران

یکی از فاکتورهای مهمی که سرویس‌های ایمیل برای تشخیص اسپم بودن یا نبودن ایمیل‌ها در نظر می‌گیرند، میزان تعامل کاربران با ایمیل‌های شما است. اگر کاربران ایمیل‌ها را باز نکنند، روی لینک‌ها کلیک نکنند یا حتی آن‌ها را حذف کنند، این موضوع به‌عنوان یک سیگنال منفی در نظر گرفته می‌شود.

برای افزایش نرخ تعامل کاربران بهتر است:

• عنوان‌های جذاب و واقعی بنویسید
• محتوای ارزشمند و مرتبط ارائه دهید
• ایمیل‌ها را شخصی‌سازی کنید

افزایش تعامل کاربران باعث می‌شود اعتبار دامنه شما افزایش یافته و ایمیل‌ها کمتر وارد پوشه اسپم شوند.

4. استفاده از IP اختصاصی در ارسال ایمیل

در ایمیل مارکتینگ حرفه‌ای، استفاده از IP اختصاصی یکی از عوامل مهم در جلوگیری از اسپم شدن ایمیل‌ها است. زمانی که از IP اشتراکی استفاده می‌کنید، رفتار سایر کاربران نیز بر اعتبار شما تأثیر می‌گذارد. به‌عنوان مثال، اگر یکی از کاربران همان سرور اقدام به ارسال اسپم کند، ممکن است IP شما نیز بلاک شود.

با استفاده از IP اختصاصی، کنترل کامل بر اعتبار ارسال ایمیل‌های خود خواهید داشت و می‌توانید به‌صورت مستقل اعتبار دامنه و سرور خود را مدیریت کنید.

5. رعایت نسبت متن به تصویر

یکی از نکات مهم در طراحی ایمیل، رعایت تعادل بین متن و تصاویر است. استفاده بیش از حد از تصاویر و کم بودن متن، یکی از نشانه‌هایی است که فیلترهای اسپم به آن حساس هستند؛ زیرا بسیاری از اسپمرها سعی می‌کنند محتوای تبلیغاتی را در قالب تصویر ارسال کنند تا از شناسایی فرار کنند.

بهترین حالت این است که حداقل ۶۰ درصد محتوای ایمیل شامل متن باشد. همچنین توصیه می‌شود:

• برای تصاویر از متن جایگزین (Alt Text) استفاده کنید
• پیام اصلی را در قالب متن نیز بنویسید

رعایت این نکات باعث بهبود امتیاز ایمیل و کاهش احتمال اسپم شدن آن می‌شود.

چگونه ایمیل را از اسپم خارج کنیم؟

اگر ایمیل‌های شما در پوشه اسپم قرار گرفته‌اند، می‌توانید با درخواست از کاربران برای Mark as Not Spam، بهبود محتوای ایمیل و تنظیم احراز هویت دامنه، به مرور اعتبار خود را بازیابی کنید.

سوالات متداول

1- آیا ایمیل‌های دارای لینک بیشتر اسپم می‌شوند؟

در صورتی که لینک‌ها معتبر باشند مشکلی ایجاد نمی‌کنند، اما استفاده بیش از حد از لینک‌های مشکوک می‌تواند باعث اسپم شدن شود.

2-بهترین زمان ارسال ایمیل برای جلوگیری از اسپم چیست؟

ارسال ایمیل در زمان‌های منظم و با فاصله مناسب باعث افزایش اعتبار دامنه می‌شود.

در پایان

در این مطلب عوامل اسپم شدن ایمیل در ایمیل مارکتینگ را بررسی کردیم و روش های جلوگیری از اسپم شدن ایمیل را نیز بررسی کردیم. با رعایت موارد گفته شده می توانید ایمیل های خود را به کاربران تان ارسال کنید و نگران دیده نشدن آنها نباشید. در ایمیل مارکتینگ به نکات بسیاری باید توجه داشته باشید که یکی دیگر از آنها نرخ پرش می باشد. در مقاله “بانس ریت ایمیل چیست؟” در این باره صحبت کرده ایم.